In Zeiten des technologischen Wandels braucht es Kommunikation, die Orientierung gibt. Wie können Unternehmen den Wandel effektiv begleiten?

Die Umstellung auf SAP S/4HANA hat in vielen Unternehmen längst begonnen und muss bis spätestens 2030 abgeschlossen sein. Doch sie ist kein Einzelfall, sondern steht exemplarisch für eine Entwicklung, die viele Unternehmen zugleich bewältigen müssen. IT-Transformationen werden komplexer, langwieriger und betreffen weit mehr als nur Systeme.

Viele Unternehmen stehen dabei unter hohem Druck: Parallel zur Umstellung auf neue Plattformen oder KI-Tools müssen sie Effizienz steigern, Kosten senken und die Digitalisierung vorantreiben – oft mit begrenzten Ressourcen. Diese Herausforderungen sind nicht nur technischer, sondern auch organisatorischer und kultureller Natur.

Wenn Plan und Wirklichkeit nicht zusammenpassen

Wie groß die Diskrepanz zwischen Planung und Realität ist, zeigt eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung Horváth: Nur weniger als jedes zehnte Unternehmen, das die Umstellung auf SAP S/4HANA bereits abgeschlossen hat, hat den Zeitplan eingehalten. Im Schnitt dauern Projekte 30 Prozent länger als geplant – mit erheblichen Folgen für interne Abläufe, Budgets und nicht zuletzt das Vertrauen der Beteiligten.

Diese Zahlen sind keine Einzelfälle, sondern weisen auf strukturelle Probleme hin. Viele Transformationen scheitern nicht an der Technik – sondern an zu großer Projektlast, unklaren Zielen oder mangelnder Abstimmung zwischen Fachbereichen, Projektverantwortlichen und Kommunikation.

Warum Wandel strategische Kommunikation braucht

IT-Projekte sind heute weit mehr als nur technische Vorhaben. Sie greifen tief in bestehende Strukturen ein, verändern Prozesse, Rollen und Erwartungen – und lösen damit zwangsläufig Fragen, Unsicherheiten und manchmal auch Widerstand aus.

Erfolgreiche Transformationen sind nie nur eine Frage der Technik – sondern auch der Kommunikation. Damit das gelingt, braucht es klare Prinzipien, die im Projektalltag Orientierung geben. Drei Impulse haben sich dabei besonders bewährt:

1. Früh anfangen, statt hinterherlaufen
Kommunikation darf nicht am Rand mitlaufen, sondern gehört ins Zentrum des Projekts. Wer Veränderungen erst erklärt, wenn Systeme live gehen, ist oft zu spät dran. Stattdessen gilt es, Kommunikation von Anfang an als festen Bestandteil der Projektplanung mitzudenken – vom Kick-off bis zum Rollout. Bereits bei der Projektkonzeption sollte überlegt werden: Welche Stakeholder müssen wann informiert werden? Wie schaffen wir Verständnis für die Veränderung?

2. Führung braucht Sprache
Führungskräfte sind entscheidend für den Erfolg jeder Veränderung – aber sie müssen auch in der Lage sein, darüber zu sprechen. Mit klaren Botschaften, sicherem Auftreten und Raum für Austausch schaffen sie Vertrauen und Orientierung für ihre Teams. Dabei geht es nicht nur um Inhalte, sondern auch um Haltung: Führungskräfte geben den Ton, das Tempo und die Richtung der Transformation vor.

3. Auf den Ernstfall vorbereitet sein
Auch der beste Plan kann ins Wanken geraten. Deshalb sollte Kommunikation auch Krisenszenarien durchspielen: Was sagen wir, wenn es hakt? Wer spricht, wenn Entscheidungen gekippt werden? Wer vorbereitet ist, kommuniziert souverän – auch in kritischen Phasen. Kommunikative Resilienz entsteht durch Vorbereitung: Mit Szenarien, Krisenübungen und einem Plan B wird auch das Scheitern beherrschbar.

Kommunikative Begleitung von IT-Umstellungen

Wir unterstützen Sie dabei, IT-Transformationen kommunikativ wirksam zu gestalten. Mit strategischer Kommunikationsplanung, Führungskräftetrainings, Krisenprävention und projektbegleitender Umsetzung sorgen wir dafür, dass Veränderungen verständlich werden – und im Unternehmen wie bei den Kund:innen ankommen. Ob SAP S/4HANA, KI-Einführung oder Plattformwechsel – wir begleiten sowohl die fachliche Projektleitung als auch die Kommunikationsverantwortlichen von der ersten Storyline bis zur Einführungssimulation.

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